プライバシーポリシー

1. 扱う情報と、当方の立場

本サービスで扱う情報は、大きく2つに分かれます。

(1) 契約のためにお預かりする情報（当方が自ら扱うもの）

• 事業所名、業種、ご担当者のお名前、メールアドレス
• お支払いに関する情報（カード番号は当方では保持せず、Stripe が取り扱います）
• ログインの記録、操作の記録、アクセス元のIPアドレス

これらは、契約の履行、料金の請求、お問い合わせへの回答、不正利用の防止、サービスの改善のために使います。

また、紹介ページから始められるデモ体験で入力された内容は、デモの動作（AIコンシェルジュの答えなど）を作るためだけに使い、デモ体験の事業所ごと24時間で削除します。デモ体験には架空の情報が入っています。実在の方の名前や、その方に関する情報は入力しないでください。

(2) 利用者が入力する情報（当方が委託を受けて扱うもの）

• スタッフの氏名、雇用形態、部署、賃金（時給・月給）、シフト（シフト希望、休みがほしい曜日・入れる時間などのシフトに入るときの条件、シフトの予定への返事と相談の内容を含みます）、打刻の時刻と場所
• 公開されたシフトの予定（スタッフの名前・勤務の時刻と種類・部署）は、同じ事業所のスタッフが見られます。管理者の設定で、スタッフには自分の予定だけを見せることもできます。シフトの希望・いつもの条件・相談の内容・賃金は、ほかのスタッフには見せません
• スタッフの電話番号と性別（登録された場合のみ）。電話番号は、管理者が勤怠などを本人に確かめるときに使い、見られるのは管理者だけです。性別は、顔写真が無いときに表示する人の形の絵の色に使うだけです
• スタッフの顔写真（登録された場合のみ）。スタッフを見分けるために、台帳・チャット・勤怠・シフト・共有のタブレットでの打刻などで名前の横に表示し、その事業所のスタッフが見られます。外部へは送らず、当方のサーバー（国内）に保存します。撮影と表示についてのご本人の了解は、事業所が得てください
• 日報をお使いの場合：スタッフが書いた日報（その日の勤務の内容、気づいたこと、明日への申し送り、写真）と、管理者の返事。書いた本人と管理者だけが見られます
• 期限管理をお使いの場合：事業所・スタッフ・車などの期限と、終えた記録。証拠として付けた写真（点検の報告書、受診の案内、スタッフの免許証や資格証の、有効期限が書いてある面など）。スタッフの免許証・資格証の写真を見られるのは、本人と管理者だけです。健康診断については、受けた日と次の期限だけをお預かりし、結果や所見は取得しません
• 社内テストをお使いの場合：事業所が作ったテストの問題と、スタッフの答え・点数・合否・受けた日時と回数、管理者が付けた採点、免除の理由。点数と答えを見られるのは、受けた本人と管理者だけです（スタッフ同士では見えません）。研修の理解度の確認と、研修の実施の記録のためにお預かりします
• 経費申請をお使いの場合：スタッフが立て替えた支払いの金額・支払先・メモ・領収書の写真。「利用者のための買い物」として申請された場合は、対象のサービス利用者・患者の氏名も記録します。領収書には、店名や買った品目のほか、薬の名前など健康に関することが写り込むことがあります。申請と写真は、申請した本人と管理者だけが見られます
• 取引先の名称、担当者の氏名・連絡先、訪問の記録
• 予約管理をお使いの場合：お客さまの予約について、予約したお客さまの氏名・電話番号・人数・予約の内容・メモと、来店したかどうか（キャンセル・無断キャンセルを含む）の記録。予約の受付と、同じお客さまのこれまでの予約を確かめるために使い、登録した事業所のスタッフ全員が見られます。外部のサービスへは送らず、当方のサーバー（国内）に保存します
• 取引先の担当者の写真（名刺の表・裏、本人の顔写真、社屋の写真など。登録された場合のみ、1人につき最大8枚）。取引先や担当者を見分けるために使い、登録した事業所のスタッフ全員が見られます。名刺の文字の自動読み取りを有効にしている場合、名刺の写真だけを「3. 外部のサービスへの提供」のとおり送ります。ほかの写真（本人の顔・社屋など）は外部へ送らず、当方のサーバー（国内）に保存します
• 利用者管理をお使いの場合：サービス利用者・患者の氏名、年齢、緊急連絡先、担当者、申し送りの内容。ケア記録として、体温・食事・排泄などに加えて、服用している薬の名前・量・飲ませるタイミングと、アレルギーの情報を記録できます（同意の範囲を確かめてから使えます）
• 利用者の顔写真（登録された場合のみ）。人違いを防ぐために使います。利用者管理の画面と、送迎をお使いの場合は送迎の画面に表示します
• スタッフの打刻の写真（共有のタブレットで打刻する設定にした場合のみ）。なりすましを防ぐために、打刻した瞬間の写真を残します

これらの情報は、入力した事業所（お客様）に帰属します。当方は、お客様からの委託に基づき、本サービスを提供するために必要な範囲でのみ取り扱います。本人からの開示・訂正・削除などのご請求は、まず情報を入力した事業所へお申し出ください。当方は、その事業所からの指示に従って対応します。

2. 健康や障害に関する情報について

本サービスは、原則として、病歴・診断・介護度・障害支援区分など、健康や障害に関する情報を入力しないことを前提に作っています。該当しそうな語を入力すると画面がお知らせしますが、入力そのものを機械的に止める仕組みではありません（止める作りにすると「見つからなければ書いてよい」と受け取られるおそれがあるためです）。

「ケア記録」と、利用者ごとの「アレルギーと、飲んでいる薬」だけは、健康に関する情報（要配慮個人情報）を扱うことを前提としています。薬の名前・量・飲ませるタイミングと、アレルギーの情報がここに入ります。この機能をお使いになる場合、当方も、お客様からの委託に基づき、その情報を取得し取り扱います。そのために必要な安全管理の措置（暗号化した通信、権限の分け方、誰が開いたかの記録）を講じています。
ご本人または家族からの同意は、お客様（事業所）が取得してください。
薬の名前や量、アレルギーは、体温や食事の記録よりも、その方の病気や体質を具体的に推し量れる情報です。同意をいただくときは、記録する内容の範囲（薬とアレルギーを含むこと）もあわせてご説明ください。画面では、事業所が「この範囲で同意を得ている」と確かめるまで、これらの欄に書き込めないようにしています。
経費申請の領収書の写真にも、薬の名前など、健康に関することが写ることがあります（とくに「利用者のための買い物」の領収書には、サービスを受ける方やご家族の情報が写ることがあります）。当方は、お客様からの委託に基づき、その写真を保存し、読み取りを有効にした場合に限り読み取りのために取り扱います。ご本人または家族への説明と同意の取得は、お客様（事業所）が行ってください。当方は委託を受けて取り扱う立場のため、ご本人へ直接お尋ねすることはしません。
ご本人の判断が難しい場合、家族の同意で足りるかどうかは状況によります。成年後見人がついている場合は、後見人の同意が必要になることがあります。迷う場合は、専門家（弁護士・行政書士）にご確認ください。書き出し（エクスポート）でも、ケア記録を含めるかどうかを選べるようにしています。

3. 外部のサービスへの提供

本サービスは、次の外部サービスを使います。

Stripe と Anthropic は外国にある事業者です。Google Cloud Vision と Google Cloud Translation は、当方の契約の相手は日本の Google Cloud Japan 合同会社ですが、処理は米国の Google LLC を含む Google のグループ会社が行います。これらへの情報の提供は、個人情報保護法第28条にいう「外国にある第三者への提供」にあたる可能性があります。当方は、これらの会社が同条の例外（同等の水準にある国、または相当の措置を講じている体制）に当てはまると断定していません。会社名だけでは判断できないためです。そのうえで、お客様がご判断いただけるよう、次のことをお知らせします。
・お支払い（Stripe）…… 提供先は米国の会社です。渡るのは、お支払いの手続きに必要な情報（事業所名、ご担当者のお名前、メールアドレスなど）です。カード番号は当方を通らず、Stripeが直接受け取ります。カードを登録された時点で、この提供に同意いただいたものとして扱います。お支払いは本サービスに必要な手続きのため、同意いただけない場合はご契約いただけません（お試し期間は、カードの登録なしでお使いいただけます）。
・名刺の読み取り（Google）…… 処理する場所をEUに固定しています。 EUは個人情報保護委員会が「日本と同等の水準にある」と認めた地域です。この機能を有効にされた時点で、この提供に同意いただいたものとして扱います。使わない設定のままであれば、画像が外部へ出ることはありません。
・品目の写真の読み取り（Google）…… 名刺と同じく、処理する場所をEUに固定しています。送るのは在庫の商品の写真で、ふつうは人の情報を含みません。「写真から読む」を押した時点で、その写真の提供に同意いただいたものとして扱います。押さなければ、写真が外部へ出ることはありません。
・自動翻訳（Google）…… 契約の相手は日本の会社ですが、訳す処理は米国の Google LLC を含む Google のグループ会社が行い、処理する場所も選べません。そのため、外国にある事業者への提供として扱います。スタッフが日本語以外の言葉で画面を見るときに、事業所の方が書いた文章を、上の表のとおり送ります。Googleは、送られた文章を翻訳のためだけに一時的に使い、学習には使わないと公表しています。当方は、Googleが公開しているクラウドのデータ処理の条件（Cloud Data Processing Addendum）のもとで使っています。
この提供は、お客様から委託を受けた当方が、さらにGoogleに処理を任せる形になります。自動翻訳を「使う」のままお使いいただく場合、当方がGoogleに処理を任せることを、お客様（事業所）に承諾いただいたものとして扱います。止めたい場合は、アプリ管理の画面で「使わない」を選んでください。文章の中に書かれた方（スタッフ、取引先の方、利用者の方など）への説明は、お客様（事業所）が行ってください。当方から、その方へ直接お尋ねすることはしません。
利用者（ご本人・ご家族）の情報は、翻訳に送らない作りにしています（利用者管理と送迎の申し送り・メモなど）。ただし、日報やチャットなど、自由に書ける欄に利用者の情報が書かれた場合、その文章は翻訳のために送られます。利用者の名前や、健康に関することは、日報やチャットに書かないよう、スタッフの方にお伝えください。
翻訳の結果には「自動翻訳です」と表示し、原文（日本語）をいつでも開けます。作業の手順や薬のことなど大切な内容は、原文で確かめてください。
・AIコンシェルジュ（Anthropic）…… 提供先は米国の会社で、処理する場所も米国に指定しています。米国は、個人情報保護委員会が「日本と同等の水準にある」と認めた地域ではありません。米国の個人情報の保護の制度は、個人情報保護委員会がまとめた情報（外国制度（アメリカ合衆国））をご覧ください。Anthropicは、送られた内容を学習に使わないこと、30日以内に削除することを、上の表のとおり定め・公表しています。コンシェルジュを初めて開いたときに、送り先・送る内容・米国の制度についての情報を画面でお知らせし、「同意して使い始める」を押した方の文章だけを送ります。同意していただいたあとは、伺うのはこの1回だけです（送る範囲を広げたときは、もう一度だけ伺います。2026年10月14日に、在庫の情報から業務の情報へ広げました）。 同意しない場合も、ボタンで選ぶ提案・案・実行と、決まった形での答え（外部へは送らず、当方のサーバーの中で答えます）は、そのまま使えます。 送るスタッフの名前と、書いた文章の中の、登録されたスタッフ・利用者・利用者の緊急連絡先の名前は、送る前に記号に置き換えます（置き換えられないものは、上の表のとおりです）。
この提供は、お客様（事業所）から委託を受けた当方が、さらにAnthropicに処理を任せる形になります（再委託）。コンシェルジュを使い始めて「同意して使い始める」を押した時点で、当方がAnthropicに処理を任せることを、お客様（事業所）に承諾いただいたものとして扱います。書いた文章の中の、置き換えられない方（登録されていない方、取引先の方など）への説明は、お客様（事業所）が行ってください。利用者の名前（登録されていない方を含みます）や、健康に関することは、コンシェルジュの欄に書かないでください。
名刺の読み取りは、処理する場所をEUに固定したうえで、事業所ごとに有効にした場合だけ動きます。名刺には、お客様ではなく取引先の担当者の情報が含まれます。当方は委託を受けて取り扱う立場のため、その方への説明や同意の取得は、お客様（事業所）が行うものとします。当方から、その方へ直接お尋ねすることはしません。利用が必須の機能ではなく、写真を見ながらの手入力でも同じことができます。
担当者の顔写真や社屋の写真など、名刺以外の写真を登録した場合も、その方の情報である点は同じです。これらの写真は外部のサービスへは送りませんが、登録した事業所のスタッフ全員が見て、探すことができます。その旨も含め、本人への説明や同意の取得は、お客様（事業所）が行うものとします。

上記のほか、当方は、法令に基づく場合を除き、あらかじめお客様の同意を得ずに個人情報を第三者へ提供することはありません。

4. 安全のための取り組み

• 通信はすべて暗号化します（HTTPS）。
• パスワードは、元に戻せない形に変換して保存します。
• freee会計との連携で使う鍵は、暗号化して保存します。
• 利用者・患者の記録は、「担当のチームだけ」または「スタッフ全員」のどちらが見られるかを事業所ごとに選べます。誰がその記録を開いたかの記録も残ります。
• 利用者の顔写真は、記録と同じ範囲の方だけが見られます。送迎をお使いの場合、運転する方の画面にはその便に乗る方の写真だけを表示します。スマートフォンの画面ロックと、離席するときのロックは、事業所の方にお願いします。
• データは、日本国内にあるサーバーに保管しています（事業者向けのクラウドサービス）。お客様が入力した記録そのものを、当方が国外のサーバーへ移して保管することはありません。
  ただし、次の4つでは、外国の事業者を使い、必要な情報を一時的に送ります。送る内容は「3. 外部のサービスへの提供」に書いています。
  ・決済（Stripe）
  ・名刺・領収書と、在庫の品目の写真の文字読み取り（Google Cloud Vision。名刺と領収書は使わない設定にもできます。品目の写真は「写真から読む」を押したときだけ送ります）
  ・自動翻訳（Google Cloud Translation）。スタッフが日本語以外の言葉で画面を見るときに、事業所の方が書いた文章を訳すために送ります。事業所ごとに使わない設定にでき、利用者管理の申し送りなど、送らないと決めている文章もあります
  ・AIコンシェルジュの書く欄（Anthropic）。欄に文章を書いて送ったときに、その文章と、答えに要る業務の情報（勤怠・シフト・有給・期限・経費・日報を出したか・在庫など）を送ります。名前は送る前に記号に置き換え、利用者・ご家族の情報や日報・チャットの本文は送りません
  また、打刻の場所を地図で登録・編集するときは、入れた住所と地図の位置が、管理者のブラウザからAppleの地図へ送られます（「3. 外部のサービスへの提供」の「Appleの地図」）。
  また、入力欄の横のマイクのボタンを押して話すと、お使いのブラウザによっては、音声がブラウザの提供元（外国の事業者を含みます）へ送られます。当方が送るものではありません（「3. 外部のサービスへの提供」の「ブラウザの音声入力」）。

5. 保存する期間

1. ご契約の間は、本サービスの提供のために保存します。
2. 解約後は180日間保管し、その後に削除します。削除の前に、登録されたメールアドレス宛にお知らせします。
3. お支払いが確認できない状態が180日を超えて続いた場合は、解約されたものとして扱い、前項と同じ流れで削除します。使われないまま無期限に持ち続けることはしません。
4. 自動翻訳の控え（第3条の表）は、事業所とひも付けずに保存するため、解約の時期とは別に、作成から90日で削除します。
5. お客様は、いつでもデータをCSV形式（ZIP）で書き出せます。解約の前に必ず書き出して保管してください。
6. 当方自身が法令により保存を義務づけられている情報（帳簿や請求に関する記録など）は、その期間保存します。
   一方、お客様が入力した勤怠などの記録を保存する義務は、お客様の事業所が負います（労働基準法109条。利用規約 第5条）。当方が代わって保存するという意味ではありません。上の2の期間を過ぎると削除しますので、解約の前に必ず書き出して保管してください。

6. 漏えいなどが起きた場合

個人データの漏えい・滅失・毀損が起きた場合、お客様が入力した情報（第1条(2)）については、まず情報を入力した事業所へ速やかにお知らせします。
個人情報保護委員会への報告と、ご本人への通知は、法令にしたがい、当方またはその事業所のいずれかが行います。当方は委託を受けて取り扱う立場のため、事業所へお知らせしたときは、当方自身の報告義務が法令上免除されることがあります（個人情報保護法26条1項ただし書）。どちらが行うかは、そのときに事業所と決めます。
当方自身が集めた情報（第1条(1)）については、当方が報告と通知を行います。

事実関係、原因、影響を受ける範囲、再発を防ぐための対応についても、分かった時点でお知らせします。

7. Cookie（クッキー）

本サービスは、ログインの状態を保つためにCookieを使います。広告や行動の分析を目的としたCookieは使っていません。
カードの登録や支払いの設定でStripeの画面へ移ったときは、Stripeが自社のCookieを置くことがあります（不正利用を防ぐためなど）。これは当方が管理していません。詳しくはStripeのプライバシーポリシーをご覧ください。

8. 開示・訂正・削除などのご請求

ご本人からの開示・訂正・利用停止・削除のご請求は、下記の窓口で承ります。ただし、事業所が入力した情報（第1条(2)）については、まず情報を入力した事業所へお申し出ください。

9. お問い合わせ窓口

10. 内容の変更

当方は、このポリシーを変更することがあります。重要な変更をする場合は、本サービス上または登録されたメールアドレス宛にお知らせします。